用好排版技巧，梳理 PPT 逻辑关系｜免费试读

编注：本篇文章为 Microsoft 365 工具升值包的试读内容，Microsoft 365 工具升值包是少数派针对 Office 办公套件推出的「工具 + 教程」定制化产品，旨在帮助你用好手边的工具，发挥工具真正的价值。

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在上一篇文章中，我们向大家介绍了「设计思维」和「效率思维」，并由此延伸出「幻灯片设计」的三个阶段：结构化、图像化、场景化。让我们按部就班，从梳理信息开始，依序做好内容的排版、图像的转换，以及最终能够搭建出整体的故事场景。

从本篇开始，我们将依循这一套方法论，分阶段具体和大家聊聊，如何做好「幻灯片设计」。

▍为什么我们需要先做「结构化」

先回想一下，当我们打开空白的 PowerPoint，我们是怎么开始，一页页完成幻灯片的呢？肯定是整理手边的讲稿、文件、数据，或者网上查到的数据，依照讲述的框架排好顺序，再一一填入 PPT 中。

在这个过程中，不管你做的是数据型的工作汇报，或是观点式的演讲内容，多数情况下，这份 PPT 里面的幻灯片，还是文字描述的页面居多的。这是因为大多数信息的载体，都是以文字为主。

既然最初的幻灯片内容，都是文字为主，那如何依据整体的逻辑框架，做好大段文字的排版设计，进而突出重点信息，就显得特别重要了。而这，就是「结构化」。

有些人可能会问，既然都做幻灯片了，为什么还要「结构化」，做大段文字的排版呢？为什么不直接「图像化」呢？这其中主要有「内容」和「使用情境」两方面的考虑。

首先在「内容」方面。「结构化」让我们先梳理文字信息，找到内容背后的逻辑关系，同时精炼出重点信息与关键词，而这正是「图像化」前必须有的准备工作。如果没做好内容的梳理，你很可能找到与重点关系不大、甚至是图文不符的图像。这样的「图像化」不但没有帮助听众理解信息，反而会增加噪声。

至于「使用情境」方面。非常现实的问题是，很多时候我们只能做纯文本的页面。比如我们的情境是「省时」，那肯定是因为剩余能做PPT的时间不多，没太多工夫再去找合适的图像。这时，优先梳理好每一页幻灯片中的文字，聚焦重点信息，效果绝对比时间都花在找一两张图更好。这也是上一篇文章提到的「效率思维」。

如果我们的情境是「领导（甲方）要求」，可能他们作为讲者，就是想要幻灯片中有很多文字来显示内容丰富，或者干脆就是想照着读稿。这时，与他们争辩幻灯片不要塞太多字，是不必要的。如何在放出大段文字的情况下，确保重点信息足够突出，才是我们需要考虑的问题。

因此，无论是从哪方面来考虑，先做好「结构化」这件事，肯定是不会错的。不但能照顾到不同情境的需求，也能为你之后的「图像化」甚至「场景化」打下坚实的基础。这是为什么我们一开始得先做好「结构化」。

既然「结构化」这么重要，那具体该怎么做呢？延续上一篇的「设计思维」，我们还是从「信息」角度来展开讨论。

▍如何从信息角度理解排版

说起「排版设计」，就不得不提 Robin Williams 在《写给大家看的设计书》里提出的四大原则：

• 对比（Contrast）
• 重复（Repetition）
• 对齐（Alignment）

• 亲密（Proximity）

这四大原则，从 PPT 教程到平面设计教程，无不奉为圭臬。

诚然，Robin Williams 所精炼出的「排版四原则」确实浅显易懂。但我想说的是，任何原则或方法，如果不理解背后的原理，只知道最表浅的套路，那最终只会耽溺在一个又一个看似高大上的名词上，对于实作帮助不大。

想想那些快餐式的设计教程，是不是觉得随便哪个作品，好像都用上了四原则？那个九宫格构图或黄金分割线，是不是怎么套怎么对？不过都事先射箭后画靶而已。

所以我们该怎么理解「排版四原则」呢？先来看看这四原则都具体是什么含义，再试着以信息角度，来拆解它的底层逻辑。

对比（Contrast）

运用颜色、大小、粗细、形状、虚实等格式上的差异，制造出鲜明的对比来吸引目光。

重复（Repetition） 

重复使用相同的格式或设计元素，比如：颜色、大小、形状、字体、线条样式等，来营造整体的一致性。

对齐（Alignment） 

画面中的元素不要随意摆放，而是让它们沿着某条基线对齐，就好像有无形的线条，将它们串连起来一样。

亲密（Proximity） 

在视觉上，两个元素彼此靠近，看起来就会是相关的、成组的；反之，两个元素彼此远离，那看起来就是毫无关联的个体。

上面对于「排版四原则」的描述，你肯定都能理解。但真到了自己做排版设计时，多少会有些迷惘：这些元素是该「重复」，还是该「对比」呢？我知道要做「对齐」，但是该用什么方式「对齐」呢？这两个不同组的元素，是该用「对比」还是反向做「亲密」呢？

会出现这样的问题，就是因为我们只看到「排版四原则」表层套路，而没有思考它的本质是什么。但如果我们有了「设计思维」，一切就都很好理解了。

从上面对于「排版四原则」的描述，我们可以明显区分出两个维度：格式和位置。其中，「对比」和「重复」指的是格式的变化；「对齐」和「亲密」则是位置的变化。而不管是格式的变化或位置的变化，对于我们的大脑而言，它们都属于「信息」的一环。

冷暖色调对观看者的影响

是的，格式和位置都是「信息」。举例来说：元素是冷色或暖色，会带给我们完全不同的感受比如下面两张图，排版样式完全一样，只是换了色调，给人的感受就不同。此外，元素之间是靠近或远离、是整齐划一还是随机分布，也代表不同的逻辑。事实上，很多时候我们觉得五颜六色、杂乱无章的事物看起来不舒服，从信息角度来理解，就是「大脑超载」所致。

既然能用「信息」来解释，那为什么有「排版四原则」也就容易理解了。还记得我们在「设计思维」提到的「简化─聚焦」原则吗？搭配了格式和位置两个维度，正好就是「排版四原则」：

• 对于位置维度，如何对位置做「简化」呢？那就是「对齐」，做完「简化」后该如何「聚焦」呢？那就是「亲密」；

• 对于格式维度，做「简化」是「重复」，做「聚焦」是「对比」。

先对齐再亲密

先重复再对比

由这样的推演方式，我们也可以知道，为什么「排版四原则」之中还有点顺序关系，比如：要做好「亲密」的前提，事先做好「对齐」；要做好「对比」的前提，事先做好「重复」。因为它的本质，就是「简化─聚焦」在不同维度上的体现罢了。

有了这样的概念之后，我们实际做排版设计时，就不会陷入「排版四原则」的表层套路，而是真正能以「信息」为核心，根据不同信息的重要程度，适当地以相应的排版原则来呈现。这才是「排版四原则」正确的使用方法。

▍「结构化」的三个步骤

现在，我们已经知道排版原则的底层逻辑，是信息的「简化─聚焦」。那该怎么实际应用于「结构化」这个阶段呢？主要有三个步骤：

Step 1：梳理内容的逻辑关系

「结构化」的第一步，并不是立刻对文字进行排版设计，而事先梳理整体的内容信息。判断这些内容能整理成几个重点，重点之间的逻辑关系，到底是并列的项目、先后的次序，或是上下的阶层。唯有理清内容逻辑，我们才知道在排版上该如何呈现。

Step 2：处理位置的「简化 - 聚焦」

完成了第一步之后，我们就可以依据内容的逻辑，来排列这些信息，也就事先处理位置的「简化─聚焦」。

在「简化」的部分，自然就是做好所有文字的「对齐」，在空间上给出适当的留白；接着，我们再运用「亲密」原则，以位置的亲疏对内容作分门别类，做到位置上的「聚焦」。

那在实际操作上，该怎么完成这个步骤呢？以PPT来说，有不少功能可以帮你做「简化」。比如：文本框的对齐工具、页面元素的对齐工具、网格、参考线等。

Step 3：做好格式的「简化 - 聚焦」

处理好位置维度的排版，画面中的文字信息，也都已整齐划一了，最后我们需要做的，就是突出其中的重点信息。

在「简化」的部分，我们先以「重复」原则统一所有文字的格式，比如：颜色改用浅灰色、缩小字号等；接着，再针对重点信息做「对比」，比如：改用鲜明的颜色、放大加粗、以色块来衬托等。如此一来，自然能达到「聚焦」的效果。

这个步骤的重点，其实就在于得先做好「重复」。因此，在实际操作上就可以使用PPT里统一格式的功能，比如：格式刷、默认格式、主题字体、主题颜色等。

▍实战案例

讲完了「结构化」三步骤，照惯例我们来看个案例：

这是一段摘录自百度百科的「经济学」描述，直接把文字粘贴到幻灯片中，大概会是这样。

首先，我们梳理这段描述的逻辑关系。事先概略介绍了「经济学」，再接着讲述它的两大分支「微观经济学」和「宏观经济学」。所以整体架构可以切分成三个区块。

接着，我们处理位置上的「简化─聚焦」。由上面得出的架构，我们让左半边放置「经济学」的描述，右半边则切分成「微观经济学」和「宏观经济学」两个部分。依照这样的区块划分，我们将所有文本框「对齐」，再以「亲密」原则用距离亲疏让区块划分更加鲜明。

最后，我们来做格式上的「简化─聚焦」。由于这些文字格式本身就很统一，所以直接做出「对比」即可。我们用不同大小的字号和粗细，来区分标题、小标题和内文，再加上简单的线条装饰，就大功告成啦。

▍小结

在本篇文章中，我们先解释了为何做「幻灯片设计」一定得先「结构化」。一方面做好内容逻辑的梳理，才能为后续的「图像化」打好基础；另一方面，也是考虑到实际的情境下，可能就是得用纯文本页面来表达。因此，先做「结构化」是很有必要的。

接着我们谈到「排版四原则」，并试着以「信息」为核心，解构这四原则的底层逻辑。让我们可以不用纠结于表层套路，而是真正从信息角度来思考设计。

最后，我们根据解构后的排版原则，提出「结构化」的三个步骤。也就事先梳理好内容信息，并依循这样的逻辑架构，用排版的方式呈现出来。

以上就是「幻灯片设计」的第一阶段「结构化」。

至此，我们已经有了层次井然的幻灯片了。从下一篇文章开始，我们将进入第二阶段的「图像化」，开始探讨不同图像元素的设计。

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原文链接：

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作者：艾伦习字

责编：waychane

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