信息是实施国防战略的关键。对于美国国防部(DoD)来说,信息为最重要的资产--人民--提供了有效决策所需的知识和充分发挥其潜力所需的智慧。

美国防部认真管理从数据流到数据库再到决策文件的各种信息。通过记录管理,可以获取和分析各种信息,并改进国防部的运作方式、平台和武器的建造以及作战方式。如果没有实时的作战信息,作战人员就无法驾驶飞机、探测来袭导弹、了解对手是否在山的另一侧或确保周边安全。

最近,美国防部对信息管理的关注适当地集中在快速获取原始数据并将其转化为可操作的信息,以便及时做出决策。这些行动信息中的许多信息在初次使用后仍有用处,并成为美国国防部的记录。

记录管理远不止传统的纸质政策和信函档案。记录是决策的重要工具,也是问责、透明、学习、成长以及将机构知识传授给未来美国防部领导者的关键。通过保存完好、便于查阅的记录管理系统,过去的行动可以为当今的行动规划和决策提供信息和帮助。这就是为什么良好的记录管理对任务的成功非常重要。要利用信息的长期潜力,就必须对记录管理能力进行投资,并培养一支具备充分利用这些能力所需的人才队伍。

然而,随着信息环境的快速变化,美国防部的档案管理能力却没有跟上步伐。需要首席信息官发挥领导作用,实施整个美国防部的战略,以实现数字化现代化和信息相关能力目标。

这项美国防部记录战略旨在采用人工智能和云服务等最新技术,减轻与记录管理相关的行政负担,同时创造一种环境,使美国防部记录得到自动识别和捕获、专业整理和系统管理。该战略还建立在美国防部数据战略目标的基础上。

实施美国防部记录战略,同时增加美国防部在记录管理能力和人才方面的投资,是一项高度优先事项,也是美国防部现在和未来几年实现和保持决策优势的 "必做之事"。

记录管理 (RM) 是确保高质量决策支持信息的重要流程。好的记录可以帮助各级做出好的决策。糟糕的记录管理会浪费时间和资源(有时甚至会危及任务和生命)。美国国防部(Department of Defense,DoD)记录的可用性和良好管理为当今国防部信息企业中的决策者提供的大量信息增添了背景、历史一致性和严谨性。由于美国政府和国防部面临着越来越多的威胁,从网络空间的漏洞到来自对手的物理威胁,因此,利用反应迅速、有价值和可信赖的记录将使国防部能够更好地利用其庞大的机构知识库。

本《美国防部记录战略》设想建立一个档案整理、档案管理流程自动化和治理责任明确的国防部信息企业。为美国防部记录设定这些目标--整理、自动化和治理--为国防部降低记录风险,同时将记录作为宝贵资源加以利用指明了方向。记录整理是对美国防部记录的识别、评估和背景化,以促进记录从采集到处置的整个生命周期的管理。经过精心整理的记录可以跨越国防部内部的组织和职能界限,值得信赖。有了记录问责制和记录管理自动化,美国防部记录中包含的信息可以为建立持续的系统优势提供必要的决策依据。

美国防部的这一记录愿景涉及拥有哪些信息、如何获取信息以及保存多长时间。随着从物联网到数据库再到桌面的数据爆炸式增长,这并不意味着互联网上每个设备捕获的每条数据或每个数据库字段的更新都必须在记录控制下进行整理和捕获。相反,认识到记录国防部职能和活动的数据是一种记录,就可以在数据的生命周期内使用高效的自动化。此外,经过整理的记录可防止使用误导或错误的数据进行分析,以及基于该数据的任何下游结果。为此,国防部记录战略以国防部数据目标为基础,确保国防部记录可见、可访问、可理解、可链接、可信、可互操作和安全。

美国防部记录目标的实现使企业能够对所有记录进行生命周期管理,并使各级操作和决策授权用户都能发现这些记录。对记录管理能力的这一坚实基础进行投资,可使国防部从战略上部署全方位的信息,从而获得决策优势。要实现这一愿景,必须依靠四个关键因素:

  • 通过改进提供一个机器可读的数字资产价值路线图,支持业务流程、互操作性和分析,战略性地使用国防部记录时间表。
  • 为记录和记录共享提供完整的元数据,支持自动记录生命周期管理,以简化记录检索,保证记录的可信度,链接记录的上下文,减轻用户负担。
  • 为联邦企业架构中的电子记录管理(ERM)提供指导,以便在信息技术(IT)开发流程中使用,从而实现整理、自动化和治理,以应对在零信任环境中管理大规模国防部记录的挑战。
  • 建立一支多层面的 21 世纪档案工作队伍,具备计划管理、企业风险管理、档案库房和行政支持等方面的技能,以实现全面的档案目标。

正如国家档案馆和记录管理局表明那样,一个成功的记录管理计划取决于许多组织要素,如宣传、授权和指定、资源、资金、伙伴关系和合作。本《美国防部档案战略》列举了实现档案目标的具体方法。作为负责记录管理政策和监督的国防部高级领导,美国防部首席信息官(CIO)将通过制定涉及机构风险管理规划、指标和问责措施的政策来奠定基础,以确保合规并指导国防部各部门的计划。

在实现美国防部记录目标的过程中,所有高层领导都要发挥关键作用。招聘和留住专注于记录管理的计划和技术人员,为利用国防部的知识库进行决策奠定了基础。让档案专业人员尽早参与到 IT 采购流程中,将有助于在 IT 系统和服务中最有效地设计档案管理。创建一种跨数据、信息、知识和记录工作的协作文化,可以起到事半功倍的效果。

美国防部首席信息官将采取初步措施,开发宣传这一战略和倡导行动的工具。国防部首席信息官将修订记录政策,并继续利用能力规划指南和预算认证流程来实现记录目标。最重要的是,国防部首席信息官将与国防部所有部门合作,确保对记录进行整理、自动化和管理,采用长期和全企业的方法,将记录作为国家资产在国防部所有环境中进行管理。

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