放下工具，回归效率：社科博士如何用 Mac 构建数字工作流程

2022 年 8 月 22 日 少数派

我是一个在读的社科博士生。大约一年多以前，我正式进入到博士研究的阶段。很快我发现，博士与硕士本科阶段不同，我面临着文章发表的压力却又缺乏充分的导师指导，由此我开始认真思考如何建立自己的知识管理与任务管理系统。感谢少数派上众多热心作者的分享，让我在这一年里了解并尝试了各种各样的笔记工具、任务管理工具以及方法论体系，并成功浪费了大量学习时间。

然而，虽然每次看到喜欢的新工具都会马上下载使用，我却总是难以坚持下来。在经历了无数次的尝试-放弃循环后，我发觉最重要的不是工具本身，而是容纳这些工具的「盒子」——即如何最简单明了地将文件管理、项目管理、知识管理等等工具融合在一起。

但恰恰是这些基础的东西，大部分的分享都没有详细提及，它们可能没有什么技术含量，但却是入门者最最需要的。因此，我想和大家分享一下我是如何将 Mac 桌面作为我的数字文具盒，搭建简易数字化学术工作流程的，或许能对刚开始入门的朋友有所帮助。

首先谈谈一个普遍存在的问题：

为什么我看到某某博主介绍的某款笔记工具非常酷炫，非常符合自己的需求，但是就是用不下去呢？

可能有这几方面的原因：

工具学习成本过高，难以上手。
工具与自己正在使用的工具功能、工作习惯冲突，无法完全融入到自己的工作流中。
自己太懒工具使用需要耗费时间精力，没有养成使用习惯，产生拖延。

就我自己的探索经历来说，这几方面的问题一般共同存在。

举个例子，初次知道 logseq 这个双链笔记应用的时候，我觉得它就是完美的笔记工具，于是马上下载试用，每天在它的 dailynote 里面记录各种各样的东西，包括每日任务、未来计划、会议记录、研究灵感、阅读笔记，项目总结等等，然后用双链加以整理。

但是一段时间后发现，它和之前的工具产生了冲突。比如我的文献 pdf 是用 Zotero 来管理的，这就导致每次查阅文献都要同时打开两个应用，虽然也可以用 Zutilo 链接的方式从 logseq 直接跳转回 Zotero，但是干嘛不直接把笔记记在 Zotero 里面呢？

于是我开始使用 Obsidian 和 Notion 这类工具，尝试搭建一个 all in one 的系统。但是很快又发现，对我这样的菜鸡来说，难度太大了。

虽然这些工具是可以包含项目管理、日程管理甚至于文件管理等等功能，但是都不好用。如果在这些工具内建立项目笔记来管理研究课题进展，但是如何处理项目笔记和每日笔记之间的关系？会议记录是记在日记中还是项目笔记中？一些临时性的想法要放到哪里？项目过程中产生的诸多附件又如何管理？如何用简单直接的方式显示每个项目的状态？

最后，千辛万苦在一个笔记工具中跑通整个流程之后，我发觉每次打开笔记应用都需要巨大的勇气。终于在某天没有打开之后就再也不使用了。

类似的问题也存在于各类任务管理工具与笔记工具的冲突中。例如使用任务管理工具记录任务并完成后，我应该在哪里总结我的完成情况？诸如滴答清单这样的工具甚至可以在清单里附上附件——那要文件夹何用？

如何解决上述问题？最为重要的是打造一个适合自己的数字文具「盒」，这个「盒」首先应该没有使用负担，触手可及，而且能够把任务管理、文件管理、知识管理、文档阅读、写作输出这些部分的工具完美容纳在一起。

对于我这样零代码基础，不喜欢折腾的人来说，在电脑上，还有什么是比桌面本身更加简单直接、触手可及的呢？下面将从项目文件管理、日程与任务管理、日常工作流程这三个方面介绍我的数字文具盒。

▍ 使用桌面+文件夹+便笺完成文件管理与项目管理

使用桌面分区来管理文件和应用并不新鲜，网上随手一搜就能找到很多相关的壁纸，还有类似于 Windows 端的 Fences，Mac 端的 icollections 这样子的专门工具可供选择。我个人觉得使用桌面能够将项目管理与文件管理融为一体，而且足够简单。参照 P.A.R.A 的文件管理思路，构建了如下的桌面空间：

我使用一台 LG 27寸 4K 显示器作为我的电脑桌面

这个空间可以分为以下四个部分：

我的桌面分区逻辑

首先是项目文件区。在日常工作中，我使用项目+时间的逻辑来管理文件，对于每一门课程、每一项研究课题、每一个导师交办的项目、每一件我自己想做的事情，都会建立一个文件夹，并使用「起始年份-起始月份-文件名」的逻辑来命名。

每个项目文件夹中新建一个项目文档，用来记录每个项目的起因、预期计划、讨论记录、总结等等，并使用「日期+文件名」来管理各类成果文件。

一个项目文件夹示例

为了进行项目管理，我将整个项目文件区分为三个部分（直接在壁纸上用 Photoshop 或者 PowerPoint 绘画而成），其中 Doing 部分是目前正在进行的工作，Todo 部分是打算进行但还没开始的工作，Later 部分是已经开始但是因为种种原因暂停的工作。当我需要改变项目的状态时，只需要将项目文件夹移动到对应区域就能完成，没有任何操作成本。

此外，我还使用便笺工具来辅助项目管理。桌面上方的便签用来管理正在阅读的书籍，提醒自己有始有终；下方的便签用来简要描述那些想做但是没有明确具体行动计划的项目，提醒自己不要忘记。

其次是临时性文件区，主要放置各类下载文件和临时性文件图片（放在最右侧的原因在于下载保存文件到桌面时总是默认存储在最右边），如果这个文件无法立即处理完成或是归类，就将他放到中间的待处理文件区，这里包括各类还未进行处理的资料文件、以及各种待处理的零碎日常事务文件（放置在最中间的原因在于这里最为醒目，能够提醒自己）。

最后是常用文件目录区。当一个项目或待处理文件完成后，它就会被移入到对应的年度文件夹中。而那些常用的文件资料，则会归入到相应的资料库文件夹。此外在这部分还放置了一些 PPT 模版、习惯记录表等常用的文件资料。

通过这种方式，使用最基础的工具就可以将项目管理与文件管理融合起来共同完成。

Tips：在桌面右键选择“查看显示选项”可以将桌面文件按照贴紧网格的方式自动对齐排列，并且可以调整图标间距

▍ 使用日历+ Itsycal + Due 完成日程与任务管理

项目需要依靠日常的工作来落地，日常工作的有序推进则依靠完善的日程和任务管理。我同样选择使用简单的工具——系统自带日历+一个开源应用 Itsycal 进行项目日程与任务管理，使用 Due 来进行日常事务管理。通过这套系统，在桌面上就可以毫无压力地将项目拆分安排到每一天，同时安排好自己需要做的事情。

具体来说，在日历中只记录那些需要我提前准备，而且要与外界发生联系的项目工作。这些项目工作包括学术的，也包括日常生活的复杂事项，以及如给少数派投稿这样子的个人兴趣项目。

而在 Due 中，则记录那些不需要提前准备，但是容易忘记的日常事务，例如吃药、与家人打电话等等、去超市买东西等等。Due 的强提醒能够让我不会忘记。关于这个工具的详细介绍可以查看这篇文章。

如何具体区分两个工具的差别？举个例子，导师通知下周组会介绍一下自己的某项研究进展，我就会在日历上的那一天记录下「组会，介绍 xxx 课题」，但是如果只是参与组会而不需要我来准备，就不会在日历上记录，而是只使用 Due 设置循环提醒自己不要忘记每周的组会。

在实际操作中，日历存在一个问题：无法在桌面上方便地打开查看，而 Itsycal 完美解决了这个问题。Itsycal 是一个在 Github 上开源的日历工具，能够在菜单栏便捷查看、添加日历事项，而且非常小巧可爱。借助这个工具，我们可以将日程管理也融入到桌面这个文具盒中。至于 Due，相信五分钟弹出一次的强提醒谁也无法忽视（当然，使用手机端也完全可以达到效果）。

图 / mowglii.com

通过规定日历中的事项必须与外界发生交互，还可以在一定程度上避免拖延。我觉得在博士生这种需要自己把控进度的工作类型中，造成拖延的一个主要原因在于缺乏反馈。比如写一篇文章，在任务管理系统中输入「x 月 xx 日完成文章初稿」，也许开始时动力十足，但是自己蒙着头写总是会觉得写得不满意，改着改着就开始拖延。这时候就需要通过一些对外交互的方法逼迫自己拿出成果，比如在日历中记录「 x 月 xx 日找导师讨论文章」「x 月 xx 日发一篇微信公众号笔记」等等，也许在那个阶段文章并不完善，但是「完成远比完美重要」，这种才是有效的任务。

当然，如果实在没有完成也没关系，不要给自己施加太多的压力，在每日的检查中将事项后移即可。任务管理系统最怕的不是调整死线，而是因为惧怕调整而逃避管理。永远不会打开的任务管理工具才是最差的工具。

▍ 使用日记+阅读工具+编辑工具+若干效率工具建立日常工作流程

文件管理、项目管理、任务管理系统不能帮助我们自动完成工作，任务还是需要依靠自己的双手完成。同样，博士生的日常工作也深受拖延症所害（尤其是当你有一个放羊的老板）。对于像我一样意志力薄弱的人来说，摆脱低效率首先必须建立一个固定的工作流程习惯，每天干了多少工作并不是最重要的，重要的是我们需要知道自己每天干了什么。其次我们必须找到简单称手的工具来完成自己的日常工作。

构建固定工作习惯

首先来谈第一点。参照 Roam Research 类笔记工具的日记概念以及柳比歇夫时间记录法，我使用模板化的日记来建立固定工作习惯，并记录工作内容。每天晚上，睡觉前最后一件事情就是 check 当天的日记，查看这些工作有没有完成，没有完成的内容必须移动到明天的日记，并添加上想做的事情。第二天起床后打开电脑的第一件事就是打开当日日记，随便写几句话。在开始工作后，每开始/完成一件事情或是有什么想要记录的日常，我都会记录在日志中，并以当时的时间开头，例如「0900，开始写少数派的投稿」或是「1310，刚才路上碰到了 x 老师，简单聊了几句 xx 课题，他给了一些建议……」。每天休息之前我会写每日总结，记录今天工作了多少时间，干了哪些事情，效率怎么样，以及一些零碎的感想。这样，一段时间后我可以清晰地知道自己最近干了什么，并且思考下一步的改进方向。

在实践中，我主要使用 Bear 来写自己的日记。Bear 的小组件可以实现从触控板右侧轻扫，轻松地在桌面呼出日记。当然，具体的工具见仁见智，用备忘录、Craft、Notion、Roam Research 等等工具都可以完成，只是对我来说，Bear 足够简单、可靠、美观且便宜，虽然它们一直不更新。

此外，我还使用一款叫 Klokki Slim 的工具来记录我的工作时间。这是一款在 App Store 上架的免费正向计时工具，可以根据工作类别分类记录花费的时间，并自动统计汇总，非常符合记录工作时间的需要。最重要的是，它可以在菜单栏快速开启和暂停计时，能够完美融合到我的桌面文具盒中。

写作数字文具盒投稿使用的部分时间

最后，我使用 Excel 表格来统计我的工作时间。我在桌面的常用文件区建立了一个时间记录表，可以非常方便地每天打开，在里面记录日记里得出的工作时间。除此之外，Excel 还可以轻而易举地完成各类习惯打卡记录的需求——不需要用到什么高深的工具，简单实用最为重要。

我的学习时间打卡记录

使用简单工具完成日常工作

然后来谈第二点。参照《卡片笔记写作法》一书中提出的笔记方法论，加上项目管理的思路，我建立了闪念笔记+文献笔记+永久笔记+项目笔记的日常工作流程。具体的方法论不再赘述，这一部分工具和流程是网上大家讨论的最多的，可以参见书中内容，或是和燕燕老师的一系列文章，对我帮助很大。

我主要介绍一下我是如何使用简单工具，围绕 Mac 桌面实践上述的方法论的。简单来说，我没有将这几类笔记记录到同一个笔记工具中，如前所述，这样做会引起混淆，而且不符合围绕桌面建立工作流的原则。而是分别使用工具记录闪念笔记、文献笔记、永久笔记还有项目笔记，并使用效率工具围绕桌面进行串联。由于这些工具已经有很多朋友详细介绍过了，在此不再赘述功能用法，只是简单谈谈选择的原因。

在日常工作中使用的部分工具

闪念笔记

我使用 flomo 记录闪念笔记。主要原因是 flomo 可以快速地在菜单栏中添加和查看笔记，可以让我不切换屏幕就快速记录灵感，完美融入桌面的工作流中。

题外话，我个人认为 flomo 并没有很好地和其他笔记体系联系在一起，更希望使用的是像写拉松这样子可以把闪念笔记和文档写作联系在一起的工具，可惜它的功能还不完善。

文献笔记

我主要使用 Zotero 预览，Marginnote3 记录我的文献笔记。其中 Zotero 和预览用来管理和阅读文献和较短的 PDF 文档，并承担文献笔记记录收集的任务；Marginnote3 用来阅读书籍和长文档。

我认为那些将 PDF 标注全部导入到其他笔记应用并添加链接的功能并没有想象的那么实用。至少在我的阅读体验中，高亮的标注是碎片化不成体系的，很多时候只是标注几个字，必须放在完整的上下文中才能理解标注的含义是什么，在这种情况下，单独把这些高亮提取出来又有什么意义呢？如果说在标注时就要时刻注意能否表达完整意思，那会大大加重阅读的负担。

因此，文献笔记分为两部分。一是高亮标注与 Marginnote 卡片，我习惯直接在 PDF 页面上增加文本框，用红字简要写出自己的评注——这样更加直观，更符合原先纸质阅读的习惯。二是总结这篇文章讲了什么以及我的评价，我会用 Zotero 的笔记功能记录——这样子可以和文章主题联系在一起，不需要在回顾的时候同时打开两个应用了。

永久笔记

我使用 Obsidian 来记录我的永久笔记。个人认为这一部分笔记才是真正需要发挥双链笔记用处的。我主要学习借鉴了 KG 笔记法的用法来组织我的永久笔记，并只使用 Obsidian 最基础的双链、知识图谱、大纲等功能，从文献中提取知识点建立永久笔记。感兴趣的朋友可以参考这个链接。题外话， Obsidian 的编辑体验实在太糟糕了，特别是虚假的所见即所得，完全无法与 logseq、Roam Research 等工具相提并论，但是它的功能确实更加丰富。

项目笔记

项目笔记存储于桌面的项目文件夹中。对于自己看的项目文档使用 Typora 建立 markdown 文档；对需要对外产出的文档，则使用 Word。这两个工具都可以从桌面打开文档，并在系统层面调整文档位置，能够融入我的桌面工作流。

效率工具

最后，上面的工具需要依靠一些效率工具才能在桌面上顺畅使用。时间所限只能简单罗列这些工具——当然，他们都非常简单。