时间管理：工作中信息量超载的 4 个建议

在现代工作场所中，我们会使用多种沟通工具来推动工作进展，如电子邮件、即时消息、视频会议等。虽然多沟通渠道可以为同事之间的协作提供便利，但我们每天所遇到的“干扰”也随之增多。

根据加利福尼亚州大学欧文分校的一项研究表明，在工作期间，一旦受到打扰，人们可能需要花费 23 分钟才能重新回到工作状态。 

因此，在回复一封电子邮件或“看似重要的”聊天消息之前，请考虑以下策略以更高效地管理沟通：

预留时间阅读与回复邮件及聊天消息

收到消息的通知和提示音有可能会分散您的注意力，因此您可以尝试在每天的 指定时间回复 电子邮件和聊天消息。这样做可以保证您执行需要集中精力的工作的时间，并有助于防止未读信息的堆积。

专业提示：Gmail 和 Hangouts Chat 均提供暂停 (Snooze) 和静音功能，可以帮您管理时间并保持专注。高优先级通知可以快速提示需要关注的内容，设置起来也非常方便。您也可以修改 Hangouts Chat 中的通知设置来自定义想要看到的内容。

根据后续操作对消息进行分类

我的某一任上司曾说，“做事要分轻重缓急。”当今通讯的即时性会让您觉得事事紧迫。当您陷入一堆信息中时，您需要对其进行分类。 

分类前，尝试问自己几个问题： 

• 我是不是这个信息的最佳回复者？——如果不是，请将相应人员添加到对话中。
• 这个信息是否需要回复，或仅是一个参考 (FYI)？
• 回复或行动的截止日期是何时？

• 回复这条消息需要多少时间？如果可以在两分钟之内完成，立即回复。如果超出，则稍后统一回复。

就像我的另一位上司喜欢说的，“不要等火灾来了才想起消防演习。”如果您认为事情很紧急，并且需要时间立即处理，那就这么做。

专业提示：您可以在 Gmail 中 使用标签和过滤器 来整理您的收件箱，让分类和回复邮件变得更便捷。对于您可以立即处理的任务，可以尝试 Gmail 和 Hangouts Chat 中的 智能回复 功能，以更快响应。如果需要其他人员的参与或回复时间长达 30 分钟，可以 改为安排一次会议代替。

不要制造问题

人事经理的沟通方式会对员工的情绪健康产生极大的影响。以下是我尽量遵循的一些最佳做法：

• 明确说明需要沟通的原因。如果只是传递信息，请花 1.5 秒的时间在转发的电子邮件顶部添加一个“仅供参考 (just FYI)”的说明。如果需要尽快回复，请明确说明您的需求并指明谁应负责做出回复。
• 不要在周末发送电子邮件。您可以在 Gmail 中 定时发送 邮件，这样可以避免您的员工在周末感到需回复邮件的压力（哪怕只是问候或闲聊）。 

• 添加人员时提供必要的背景信息。例如，当您将其他人添加到电子邮件会话或对话中时，请说明他们出现在这里的原因（例如“+ Alexa 将安排这次会议”、“+ Matt 将完成演示文稿的初稿”），以便各人清楚他们的角色。

专业提示：这也有助于您和您的团队沟通并了解哪些工作有成效，而哪些没有。使用 Google 表单 可以很方便地进行非正式意向调查，您可以将调查匿名化，这样团队成员不会感到有压力，从而更愿意分享真实的反馈。

巧用现代技术

使用 G Suite 等现代工具的优势之一是，我们会不断添加新功能来帮助您提高生产力，例如可以 搜索您的聊天记录 或在 Gmail 中启用自动提醒 功能，提醒自己不要忘记跟进重要的电子邮件。看看我们的 2019 回顾，了解更多最新、最精彩的内容。 

需要更多提示？请查看 这些信息。如需了解有关电子邮件的更多提示，请查看 Google 效率顾问 Laura Mae Martin 撰写的这篇博文。

如果您想详细了解 本文讨论 的相关内容，请参阅以下文档。这些文档深入探讨了这篇文章中提及的许多主题：

• 研究
  https://www.fastcompany.com/944128/worker-interrupted-cost-task-switching
  

• 高优先级通知
  https://support.google.com/a/users/answer/9283124
  

• 使用标签和过滤器
  https://support.google.com/a/users/answer/9308833
  

• 智能回复
  https://support.google.com/a/users/answer/9308680
  

• 定时发送
  https://gsuiteupdates.googleblog.com/2019/04/write-now-send-later-with-schedule-send.html
  

• Google 表单 
  https://gsuite.google.com/products/forms/
  

• 2019 回顾
  https://cloud.google.com/blog/products/g-suite/looking-back-and-looking-ahead-year-review-g-suite
  

• 这些信息
  https://support.google.com/a/users/answer/9283192
  

• 博文
  https://www.blog.google/products/gmail/master-your-email/
  

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