当我们谈论效率的时候，我们在谈论什么｜年度征文

编注：本文是少数派 2021 年度征文活动 #效率 21 标签下的入围文章。本文仅代表作者本人观点，少数派对标题和排版略作调整。如果你也想参加少数派 2021 年度征文，可以 点击此处 了解更多。

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「效率」，放置在个人和整体中，这是一个做事的时候皆需要考虑的词。在个人层面上，我们谈论「效率」时，通常它的前面会有一个修饰语，比如「学习效率」「工作效率」。在我们说提高效率的时候，指的是在做一件事时，能够用更快的速度，更简单的方式实现它。高效也是一个大多数人都关心的话题，而且「如何利用各种效率工具让自己变得更高效」，似乎已经成为了一个预设好的、默认的好的事情。

在 2021 年，我也不出意外地使用了很多软件、尝试了很多种工具，主要包括知识的获取和整理，时间和日程的管理。与之前不同，我的一大改变是不再追求更复杂更齐全的功能，更倾向使用简单的、但可以达到核心需求的工具。

▍ 效率背后的逻辑

在聊具体的效率工具之前，我们先捋一捋效率背后的逻辑。

有效、无效和半有效时间

提高效率，换一个说法就是节省时间。从时间这个角度出发，我们先分解我们平时在工作和学习时花费的时间，看看我们到底把时间花在了哪里。如果把工作或者学习的时间摊开来看，可以把整块时间分成三块，分别是有效时间、半有效时间和无效时间。

有效时间指的是那些真正有突出的进展的时间，它只占整块时间的很小一部分 。突出的进展就类似解决了某个 bug，看懂了某个原理。这样的时间也可以被认为是做事时真正有用的时间。

所谓无效时间指的是做一件事情的过程中完全不用花的时间，这段时间纯粹是无用时间。举个例子，如果要使用远程服务器跑一段程序，那么设置 IDE 的远程连接可以说是在这个场景下最优的做法，而其他的方法，比如将代码文件传输到远程服务器再进行操作就可以说是一种更花时间也更不便利的做法，而后者所花费的无用的调试、修改、重新传输文件的时间，就可以被认为是无用时间的一种，它完全不创造任何成果。

然而在有效时间和无效时间之间，我认为还存在一种半有效时间。半有效时间指的就是表面上看起来并没有什么成效、但是却不可避免的出现在工作或学习的场景下的那些时间。半有效时间大概可以分为三类：

1. 错误路径的探索时间 ：它有可能是在不同的道路里进行探索时所花的时间。当实现某件事的正确路径是 A，那么在实现A之前，可能花了一定的时间探索还探索了错误的路径 BCDE。但是，即使走一个错误的路径，至少也返回了一个信息就是：此路不通。所以这种类型的半有效时间并不算是无效的，而且它几乎不可能被完全消除。
2. 进入状态的准备时间 ：第二种典型的半有效时间就是刚开始进入工作状态的时间。这段时间取决于进入状态的速度和当时的心情。有些人能够很快地进入状态，有些人可能进入状态需要花的时间比较长。而且，在这种情况下，半有效时间和有效时间的界限其实是比较模糊的，进入做事状态和进入做事状态的时间其实是没办法被明确地量化的，因此它根本上也无法被统计，而这种无法统计的时间只能训练自己的感觉来明确地意识到。

3. 简单的不可自动化工作的时间：第三种半有效时间就是相对于比较重复但是却没法自动化的工作，它们有既定的流程，基本上不会出错。就比如说粗剪一段视频或者音频，消除相应的错句或杂音，它在现有的技术条件下没办法完全自动化，但是本身的工作又是不可以缺失的。这种类型的半有效时间并没有创造出关键的成果，但是好像又是不可缺少的一步，或者说它是有效时间之前的预备步骤。

高效工具的根本

把做事的时间分为有效时间、无效时间和半有效时间之后，我们能够总结出来提高做事效率最根本的方法就是增加有效的时间，而增加有效时间的两个途径就包括：

• 消除无效时间 ；

• 减少半有效时间。

而一切效率的工具的根本，都是从这两个路径出发来进行设计的。

对于第一条路径来说，消除无效时间的方式还可以再细分成两个方面。

• 第一个方面是比较宏观的，将整块的没在做事的无效时间转化成在做事的时间。也就是不要把本应该做事的时间浪费掉，变成一段很长的无效时间。这里就需要一个良好的日程管理系统。现在的日程管理工具和方法，比如 To-do list 或者子弹笔记，这些工具被设计出来的目的其实都是提前规划自己的工作和学习的时间，减少无效时间，让人在应该学习和工作的时候不要玩得太脱，把无效时间转化成半有效或者有效时间。

• 另一个方面是使用快捷的操作或流畅的工作流来降低实际做事时花费的无效时间。在做事前的无效的时间，往往是由于一个不顺畅的流程导致的。而要想消除这样的无效时间，就应该让做事的流程变得更加顺畅。这里根据不同工作的具体需求，应该会更偏向具体领域知识。下面的章节我会具体介绍在学术科研领域中，我在阅读论文时的工作流程和使用到的工具。

对于第二条路径来说，想要减少半有效时间，同样有两个方面。

• 第一个方面是应该找到把半有效时间转化成有效时间的方法。比如番茄钟，它本质上是为了增加有效时间，用番茄钟的规则来限定自己专注的时长，从而最大程度地改变自己对待时间的态度来尽可能地让半有效时间转变为有效时间。

• 另一方面是通过改变自己的能力、调整自己的状态，从根本上减少半有效时间。让自己自然而然地掌握快速进入状态的能力，或者是长期地提升自己的专业能力，从而减小自己走向错误路径的可能性。以下的章节我也会具体介绍我在冥想、反思复盘中的一些流程。

▍ 消除无效时间

在消除无效时间上，我设置了一个日程管理系统和一套从输入到输出的完整工作流。

只属于我的日程管理系统

说到日程管理，但凡关注一点高效工作的内容，应该都对这个概念不陌生。尽管市面上有特别多的日程管理工具，但是它们没有一个能够完全满足我的需求，所以兜兜转转之后，2021 年末三个月，我还是选择了用纸质笔记本来设计我自己的日程管理系统。它结合了一些其他日程管理的优点，但又能够 100% 贴合我自己的需求。

我使用的是 Traverler's Notebook 标准大小的笔记本（每张纸的大小约为 A4 纸的 1/3），每一周我会使用两页纸来进行规划。整个日程的管理包括了预先以周为单位的计划、饮食记录还有每日的 To-do list。

以下是一个我实际使用的例子，因为不想暴露具体的内容，因此我对图片做了模糊处理，但能基本看清整个页面的布局。

日程管理分区

在第一页纸上，从上到下分别有三个部分：A、B、C；在第二页纸上，整个页面没有特别的区分，用 D 来表示。

• A 区域会记录一日三餐，这里我没有每天都记，只是会特别记录一些聚餐或者吃的比较多或特殊的情况。
• B 区域是该周要做的事情的概览，简单地划分为早中晚三块。在每周开始时，我会记下本周重要的事项，比如重要的考试、会议、聚会等等。在下图中可以看到，B 区域的每一块几乎都有一些序号，这些序号对应着 C 区域的相应事件。

• C 区域具体记录本周要做的事情，根据四象限法，把它们从左到右分为「紧急且重要」「紧急不重要」「重要不紧急」「不重要不紧急」四个部分，然后分别像写 To-do list 一样写下来对应的事项。把四象限法从左到右写的好处是，所有的事情就会像一个队列一样排开，每次我需要注意的就是最左侧没有完成的事项即可。

这时候重要的一步是：把每一件事都用数字进行标记，然后逐个估计完成的时间，在 B 区域填上对应的事项的编号 。这样做的好处在于，能够在做一件事之前，就大体预估需要的时间，并且能够合理地安排在一周具体的时间里。这里具体时间的粒度不需要太细致，比如几点到几点，只需要精确到某个早上或下午即可。这样做既可以避免某些时候突如其来的摸鱼心理，又可以不过分地高估自己一周能够完成的事情。

在下一页中，我会在 D 区域按照顺序撰写这一周的每日代办事项。每天都分开了左右两个部分，左边是工作和学习，右边是生活。在工作和学习的部分，因为有 B 和 C 区域的提示，所以不需要重新把 C 区域的具体事情再写一遍，只需要用序号代指大的事项即可。

在当日的工作安排时，每日代办事项的任务会更细化，比如说假设 B 区域中周四有一个任务编号为 3，查找 C 区域可发现编号3对应的任务是「完成课程论文」，那么在 D 区域中周四当日的规划可能先会写一个 3，然后再细化到一系列子任务的 To-do list，比如查找相关文献、整理文献的主要内容、撰写某一块的正文等等。也就是说 D 区域实际上是 C 区域的一个具体任务的细化。

日程管理功能

那么以上整个流程对我来说非常舒适，虽然看起来手写是花费了一定的时间，但是它能够很大程度上规划我未来的一到两周，甚至是一个月的工作的内容。既可以帮我记录未来的事情，又可以让我每天规划和细化具体的工作，还可以让我复盘和反思我的行动。可以说是对我来说特别行之有效的日程管理方式。

从输入到输出的工作流

那第二个想要介绍的消除无效时间的方式也是一个大多数人都会经历到的一种工作流程：从输入到输出。绝大多数的脑力劳动都少不了这一个阶段。那这里我会具体地介绍一些我觉得比较好的软件。

看文章用什么？

2021 年，我开始主动选择自己阅读的内容，开始使用 RSS 来订阅不同的内容。目前我用的 RSS 聚合阅读的工具是  Inoreader 。对于我来说，过量的 RSS 反而是一个负担。对我来说，使用 Inoreader 只需要满足大概一周一次的自主阅读，目前完全够用。

文献管理用什么？

Mendeley  可以说是我 2021 年用的最惊喜的文献管理软件。它彻底解决了我管理论文的痛点。

Mendeley 界面

在最开始的时候，我阅读和管理文献的方式是：首先看到一篇文章可读，然后把它直接下载下来，自己用年份、期刊和方法名来命名，然后整理到一个文件夹里。在起初，我并没有意识到这样做就是一种无效时间，但是当我看的文章越来越多，有时候只是想花一个半个小时来大略看一下文章的时候，我就会发现：如果再遵循「下载–改名–移动文档」的流程，这种方法真的太低效了。

而我之前并不是没有尝试过使用文献管理软件，比如 Citavi、Endnote 等，但是它们都没有 Mendeley 如此顺畅的流程。使用 Mendeley 之后，我的读论文流程就变成了：首先，当我看到一篇文章值得保存时，我可以直接使用 Mendeley 的插件将这篇文章的信息保存在 Mendeley 的对应的层级文件夹中。然后这时 Mendeley 就会自动地下载这篇文章的 PDF 版本，并且能够按照设置好的分类方式、自动命名，保存。接着打开 Mendeley，能够快速地从最近添加中找到刚才保存的文章，直接查看 PDF 版本，在这上面做笔记。这个流程相比之前就更加顺畅和省时。

Mendeley 设置自动保存文件的格式

这里还想分享一个我在阅读论文的改变：我之前特别喜欢在 PDF 上涂画，标注，然后在笔记上写下一些英译中之后的重点。但是现在我简化了整个看论文的流程，结合语雀这个软件来整理论文的笔记。我减少了对 PDF 的标注，也不再做英译中的工作，会直接将论文的原文摘录到笔记的软件上。不做英译中的工作是因为我发现，这本质上是一个非常低效的工作流。因为我脑内不仅对论文有印象，还要对一份中文笔记有印象，这无疑是在增加大脑的负担。到了未来的输出环节，这份中文笔记将几乎帮不上任何忙，一方面为了术语的准确，不可能再做一遍中文到英文的翻译，另一方面中文笔记也让我整个读论文的流程更不流畅。

记录和输出用什么？

那么接下来就要说到语雀这个软件。语雀是我目前最主力使用的笔记软件。这是我在用了印象笔记、OneNote、有道云笔记、飞书妙记、幕布、石墨文档之后，觉得最符合我需求的笔记。对我来说，笔记软件需要满足我的最大的两个需求是能够用支持 markdown 语法、能够有像文档一样的层级架构，那么目前的主流的笔记软件的情况如下：

笔记软件对比

虽然 OneNote 也具备层级目录，但是 OneNote 不支持 markdown 语法和键入公式。当我在今年刚开始使用飞书的时候，我的惊喜来源于它能够既支持 markdown 又能够将文件通过层级架构，但是它的知识库功能只能创建三个，这个数量还是有点少了。而当我使用语雀时，我知道这就是我一直在寻找的笔记软件。尽管语雀仍然有一些小问题，比如输入公式时不完全遵循 markdown 的语法，有特定的插入方式；但是它仍然非常适合整理某一门课的内容，适合归总不同的论文笔记（按照不同的类别分类），适合汇集写作的成稿、素材和灵光一现。

语雀的界面

虽然语雀满足了我对大部分的笔记记录的场景，但是飞书我也仍然在使用，它的颜值更高，而且还能够在文档里嵌入很多东西：比如思维导图、倒计时、高亮的文本框。飞书更适合的场景是：写单个的文件作为传播，但不适合记录大量的成体系的内容。

除了常见的笔记软件，我还在使用 flomo 作为短小内容的记录。通常对于一些突如其来的灵感、一些从 RSS 内容里摘录的片段，我都会记录在 flomo 中。虽然我没有它仔细的按照标签来进行整理，但是 flomo 可以说是一个最快捷的电子便签本，我只需要打开它的网页就可以直接写一段话或者粘贴一张图片，不需要像其他笔记软件一样需要先打开特定的笔记本，找到应该添加的地方，然后才书写的操作这样复杂。

▍ 减少半有效时间

那以上介绍的都是消除无效时间的部分，另一条实现高效的途径是减少半有效时间，或者说将半有效时间转化为有效时间。我在写程序的时候，遇到问题的第一反应就是：只要坐得足够久，bug 一定会消失。言下之意是，只要有足够的半有效时间，那么有效时间一定会存在的。虽然有效时间可以说是整块时间的一个高光时刻，半有效时间仍然对有效时间的产生做出了铺垫，因此半有效时间是无法被消除的，只能尽可能地减少。那这里姑且不说具体的领域的能力要怎么提升，只谈其中的共性的解决途径：时间管理和注意力的提高。

最简单的时间管理

在时间管理上，我选择了 Chrome 的插件  Marinara  作为时间管理工具。因为我大量的工作都会使用电脑，所以如果使用手机记录番茄钟总会有一种不太流畅的感觉。Marinara 的设计非常简单，只需要把插件固定在首页，点击番茄图标即可进行具体的操作，插件也会显示时间的减少。而且最重要的是，我认为 Marinara 最大的优点就在于它非常简洁的统计界面。

实际上，很多目前的番茄钟软件的统计其实有一点过度了（对我来说）。比如会有每个时段的番茄钟数量统计等等。但是 Marinara 只记录每天的番茄钟数量，并且有简单的月平均、周平均，每日不同时段的分布、每周不同天的分布以及类似 Github 提交页面的总体概览。这个其实非常方便地让我比较我这周的一个总体情况和历史的其他情况。比起手机界面的不断操作，Marinara 的设计是非常极简的，一目了然。

Marinara 统计界面 1

Marinara 统计界面 2

让自己更敏感

那么最后一点减少半有效时间的方法就是「让自己变得更敏感」。这个意思是指需要对自己的工作或者学习状态有更好地察觉。一方面，察觉到自己何时在走神，何时没有进入状态，何时开始进入状态。另一方面，察觉到自己在长时间的学习或工作状态有什么问题，并进行下一步的规划。

冥想

关于察觉自己当下的注意力情况，并且快速调整自己的状态，我会使用冥想的方法。2021 年，我对于冥想也只是一个尝试，才刚开始看 B 站的一些 视频 来学习。通常我在晚上的效率都不太高，会比较倦怠，因此我会在晚饭后进行十五到二十分钟的冥想。效果非常显著，因为马上能够沉静下来，很快地进入状态。

headspace 冥想正念指南

反思与复盘

当小时间内的专注力通过冥想得到提升之后，我开始慢慢地把这种敏感性扩散到一个更长期的范围，我对一天、一周或一个月的整体的情况有了更强的敏感性。结合我在之前提到的日程管理，通过记录，我能够对自己一段时间进行反思，然后再通过反思的结果指导我下一步的行动。

但是这里的反思并不是批评自己哪里做得不好，而是调整自己的策略。比如发现自己在哪些时候比较低效，那么就尽可能地顺应自己的身体规律，对目前的安排做出一定的调整，而不是强迫自己一定要在某个时间段高效工作。

▍ 关于效率的迷思

最后，谈几点关于「效率」这个话题的迷思吧。

没有永恒的效率组合

当我们在谈效率时，我们更多的是在说要达到一个稳定的、高效的学习或工作流。一个好的工作流，必然是具备高可用性的、可重复的、长期稳定的特性。这个流程本身可能由非常多的工具组成，这些工具组成了一个人的效率系统。我希望建立一套这样的系统，它完整、不会改变、用极简的流程带给我舒适的体验，但是这是不可能的，因为这样的效率系统是随时可能被打破的。我做的事情在不断地变化，所以需求也在不断变化。

我几乎尝试过市面上所有的笔记软件、日程管理和时间管理的软件。有些软件我的确用了很久，但是几乎都没有超过一年。更多的情况是，它们积累了我在某一段时间的电子数据，然后就会被尘封在电脑或者服务器的角落里，打开也是寥寥数次。

我希望的是有一个完美的软件，它能够符合我的一切想象，让我能够完整地书写和记录自我。但是，这件事根本不可能。每个产品都有不一样的设计的考虑，服务的也是大多数人，小部分群体的稀奇古怪的要求很难被完全覆盖到，all-in-one 是不可能实现的。

如果你也是一个非常在意自己的需求能够在这些工具中被满足的人，那么或许更好的方式是成为一个产品经理，自己设计一个产品，或者对现有的产品进行一些简单的修改和调整。

但是什么才是简单的修改呢？比如我在不知道语雀的时候，试图使用 hexo 搭建一个类似文档的博客主页来作为笔记的存放地，但是这一步修改其实就会花费很多时间，更不要说如果用 hexo 来记笔记会多出很多无效时间。那么这样的曲线救国真的算不上是「简单的修改」了。

就算是简单的修改之后的新的工具，是不是又会在不久之后被抛弃 ？这样的话，对工具的个人化改造所花费的时间，到底值不值得呢？

探究效率的时间是半有效时间

使用软件、使用工具、研究它们的内容，这一直是我在无意识做的事情。

但是我发现一些人不太会关注效率相关的内容，而且似乎也没有受到什么影响。反而是我在思考怎么样利用现有的工具满足自己的需求时，往往会产生这种想法：一个破番茄钟我都能试五种，啊我是不是太关注这方面的事情了。颇有种「差生文具多」的感觉。

因此我常常会有这样的疑问：用 ABCDE 不同的方案和做法来自我管理和生活，真的有那么重要吗？真的有效果吗？

在效率这件事上花的时间越多，就越可能把时间花在另一件事上：让目前没有符合自己需求的工具变得符合自己的需求，而这对少数人的确是有意义和有趣的，但对大多数人来说，这无异于是一种削足适履的行为。探究效率的提高是有用的，但它也没有那么有用。对怎么样高效的行动过分的关注，不可避免地就是一种半有效时间，它不直接产出进展，只能说是为了关键进展而打的基础。因此为了达到高效，我们还是应该减少关注高效行为的半有效时间。

短视频里有一种教学类的视频，能够在很短的的时间里，教你一个软件的快捷的操作。它们甚至有一个固定的剧本，刚开始的时候，两个员工一个花了很久才完成一件事，另一个几分钟搞定。然后开始出现一段快捷操作的教程。

我对这类的视频一直介于两种感觉之间，一种是「哇这好有用」，另一种是「哇我真的要用的时候也看不到且不需要这个视频了」。做这件事是有快捷的方式的，但是当我真正投入去做的时候，我自然能够通过搜索引擎找到应该怎么做的方法。因此，刷到这样的视频时，我只能获取一个信息，就是「xxx 操作是有快捷的方式的」，而不会真的去看这个快捷方法到底是怎么实现的。

因此，在看这样的视频时的时候，对我来说，看起来是有效时间，其实也只能算是半有效时间。如果从这个角度出发，很多与效率相关的文章，包括本文，创作者在创作的时候或许对其来说是有效时间，但是从读者的角度来说，在读到这些文字的时候，它们本质上都还是半有效时间。不要指望读完了这篇文章，或者其他的任何介绍某个软件或者修改它们的文章就能够真的对当前你要做的事情有什么帮助。要去真正地做这件事情，而不是纠结到底用怎么样的效率工具。

整齐反而慢，混乱才更快

不可否认，工具的产生，特别是虚拟工具让人的生产的效率变得很高。但是，我们在使用这些软件的时候，是不是也对它们产生了依赖？由于工具无法完全满足我们的需求，是不是我们可能无法自由地书写、无法自由地扩展我们想法。既然没有任何一个工具能够满足我的需求，那么任何一个工具都有可能带来这样的限制。

我已经无法脱离这些工具了，如果今天我要停止使用以上的工具，那么可能这篇文章也不可能被创作出来。因此，强调工具带来的限制和问题并不是说我们都要停止使用这些工具，而是说，我们还是应该做出一点什么，来创造属于自己的工具，让自己能够更好地思考，实现更高效的工作和生活。

针对这一点，我现在只能想到用手写去对抗对工具的过度依赖。我仍然会用纸和笔这种最传统的方式来记录我最私密的想法、最有趣的经历，它们在一个线性的排列中，和随意摘录的一段话，或者一本书的读书笔记一起，与现在市面上的笔记的复杂功能不同，它简单又混乱，但是却特别容易激发我的灵感，让我感到意想不到的连接感。这个在任何的笔记软件中我都没有这种感觉。也许有时候，整齐才是慢，而混乱才更快。

原文链接：

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作者：喝牛奶的克莱尔

责编：张奕源Niick

题图来自 Unsplash：@bajkorenata

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