写给职场新人的「PPT 制作指南」

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写给职场新人的「PPT 制作指南」

2020 年 6 月 9 日 少数派

▍写在前面

本文提到的 PPT 不局限于 PowerPoint 这个软件，可以是 Keynote、PowerPoint，也可以是 WPS。

本文的实操的部分会基于 Mac 系统下的 PowerPoint365，并会使用到 islide 插件。没有使用 Windows 版也是希望带给 Mac 系统的同学一点信心，Mac 系统下的 PPT 一样也可以做得有模有样。

写这篇的原因，来自于一位大四实习生向我发的提问：领导叫我做一个「KOL 新合作模式报告」我该怎么办？

回想自己刚开始工作那会儿，如果被问到同样的问题，可能也是瞬间非常紧张，「哲学三问」上线：我是谁，从哪来，到哪去。工作了 5 年之后，现在主要的工作就是写方案，制作 PPT 为主，也曾带过一个小组。所以想整理一些思路和方法，帮助即将毕业实习，或者是已经毕业开始工作的职场新人们，从容应对来自领导的这方面的需求。

不同专业的同学在校园内制作 PPT 的次数可能天差地别，如果你几乎没有制作 PPT 的经验，也不用担心，因为在真实的工作场景下，思路和制作学校的 PPT 的是不一样的。做得多的同学在软件的熟悉度上有着优势，而这个优势通过多做就可以追赶上去，所以要有信心。

我认为真正在职场上拉开 PPT 水平差距的，是制作 PPT 的思路。本文主要会从接到任务之后，如何思考和制作，给出我的思路和建议。我也会在文末整理一些我常用的网站和资源。

▍请先冷静一下

第一次接到制作一份报告、做一个分享的时候，一定整个人都是懵的，该从哪做起呢？别急着开始搜索资料，也不要急着打开 PPT 制作。

弄清楚要做什么，再沟通一次

请先回顾一下领导给你的任务，这次需要做的是什么呢？一般我们会收到三类演示需求：分享、报告、提案（方案）。通常来说，分享的内容是没有明确目的的，围绕一个主题平行展开的；报告是以数据或者事实为基础，通过逻辑推演得到一个结论的；提案是以方式方法，来实现某个结果，从而说服观众的。这三类需求难度依次递增，本文会解析这些演示的做法思路。

接下来我们要关心这次演示的主题是什么，举例来说：行业趋势分享、销售现状报告、合作推荐提案 ...... 如果没有弄明白主题，那么请不厌其烦的问一问领导，确认好主题是什么，最好是拿纸笔记下来，以免做了一段时间之后忘记了主题是什么。

然后要弄清楚这次演示的对象是谁、目的是什么，有的时候这些要素领导是不会直接告诉你的。会隐藏在形式和主题之下，有时很简单，有时会复杂。举例来说：通过分享，帮助同事收集一些信息；通过数据报告，给到同事参考，协助决策；通过提案，说服客户买单执行 ......

稍微花一些时间思考，在有想法之后，和领导再沟通一次自己的理解、接下来想做的演示的方向。我也很理解大家刚走上工作岗位，有些同学要跨出这一步和领导沟通挺难的，但是这一步的确认非常重要。一方面沟通本身就是工作的一部分，没有一份工作会不需要沟通，跨出这一步是早晚的事情；另一方面，很多领导在下达任务时，因为工作比较忙等各种原因，不一定能够事无巨细的下达需求给到你，思考之后的沟通可以有效的防止整体方向错误，避免 PPT 整个推倒重做。大多数的领导不仅不会反感这样的沟通，反而会欢迎职场新人可以对下达的工作有思考，而不是闷头去做。

示意不太符合口语习惯，实际使用的时候需要自由发挥

搞清楚沟通对象，安排自己的精力

从前面的思考里，我们可以发现其实演示的对象有两类，对内：同事、领导；对外：客户、合作伙伴。这个要素影响了我们精力的安排和演示所呈现的风格。

制作一个演示时，我们的精力需要分配到：逻辑、内容、排版上。对于刚入职场的新人，我们不会过多的要求 PPT 多么华丽，相反，作为一个提高沟通效率的工具，演示的关键还是在于逻辑和内容，所以无论是分享、报告、提案，也无论是对内对外，都请把逻辑和内容放在所有的首位。

对内制作演示时，我们可以更加简化我们的排版，内部分享在很多时候无模版的白底 PPT 也是可以的，更看重分享的内容。报告类的演示需要花更多的精力，制作清晰的图表，或者逻辑结构，方便观众进行思考，甚至是在你的思路之下思考。提案类的演示，需要在内容和排版方面都花更多的精力。而对外演示时，相较于对内的演示，我们在逻辑、内容、排版上花的精力会更多。

说到这里也不要太有压力，一般刚开始接触工作，领导会让你们从对内的演示做起，或者参与制作对外演示的一部分内容。

定好时间节点，多做反馈

清楚不同类型的演示所需要花的精力，我们就可以有的放矢地安排我们的时间。但还有一个事情别忘了和领导确认：这个 PPT 需要在什么时候提交呢？通常来说，对于职场新人，可以准备一个文档的时间会比较充裕，短则三天，长则一周、一月都有可能。

我也遇到过实习生明明有一个月的时间准备，偏偏要拖延到最后几天闷头做的。在这里分享一句话给职场新人们：急事慢做，慢事急做。越是着急的事情，就要做得稳一些，清楚一些，切勿因着急做错；越是不着急的事情，就要尽快去做，以免中间变故，也因拖延的结果普遍不理想，早做完留给自己更多时间调整。

拿到 Deadline 之后也不要直接将这一天视作终点。请将终点提前一些，可以是一天、半天，留出领导反馈后调整的时间。然后在这个时间段中，划分出 1/4 的时间点，这个时间点是用来确认目前完成的结构与方向的，需要完成大纲、初步的结构、以及基本的素材收集。在 2/3 的时间点上，评估手上的这个文档是否会延期或者提前完成，与领导汇报一次目前的进度。当然这个两个时间节点不是绝对的，大家也可以根据实际作出调整，但是切记一个人闷头做。

▍打开 PPT 开始制作

接下来就可以开始着手制作了。打开软件之后，新的问题又来了：我该找模板吗？我该怎么开始我的第一页呢？

准备一个简单、清楚的模版

什么是模版？在我看来，构成一个模版最主要的要素是：配色、主视觉、字体、字号、位置。

确定主视觉

主视觉决定了我们整个 PPT 的风格，它可以是 PPT 的封面封底，也可以是中间的关键页面，在这儿推荐大家在封面的时候就确定好风格。

在设计风格上，我认为适合新人们的 PPT 风格有：适合创意、年轻、数据类型内容的扁平风；适合商业提案演示、数据呈现的商务风。两者差别是一个更多使用插图、图形来做配图装饰，而商务风的 PPT 的素材更多使用到产品图、人物图等。大家可以通过学习和积累，形成自己习惯和喜欢的风格，多个风格也可以杂糅，保持清晰即可。

可以通过 iSlide 插件，来快速找到合适的 PPT 封面和封底。我们可以在 iSlide 选项卡中选择主题，并筛选自己想要的主题。主题中包含了封面、封底和章节页，内容页一般没有设计，需要我们再做调整。

延展成内容页模版

我们在 iSlide 的「主题」中可以发现，章节页的样式，其实来自于对于封面设计的延展。那么同样，我们可以通过对封面的延展，完成我们内容页的模版设计。内容页的设计也很简单，通过「母版」功能，调整标题栏的位置和文字大小，在标题栏前添加形状突出即可。并在右上角安排上公司 logo。

我们在设计的时候选择一个主要的形状如：长方形、圆角方形、平行四边形、圆形 ....... 作为我们主要的设计元素，后期在排版时反复使用到它，就可以形成 PPT 统一的视觉了。这个元素从「主题」中衍生出来是最方便的。

统一配色

内容的配色非常重要，让观众一眼就觉得：哦，这是我们公司的方案。

很简单，打开公司的官网或者合作伙伴、客户的官网截图，并通过拾色（推荐 Adobe 色轮），选取 6 个颜色作为整个 PPT 的配色。我们从颜色的亮眼程度，在 PPT「设计」选项卡中，找到「颜色-自定义颜色」，依次输入几个颜色的色值。这样我们整个 PPT 的配色就和观看方保持一致了。

在 iSlide 插件中，可以通过「主题色」，快速选择相近的颜色，直接一键配置。

统一字体字号

这里我还是建议职场新人们，在「设计-字体」中选择英文字体为：arial，中文字体为：微软雅黑。为什么我不建议新人使用个性的字体？因为首先，花了过多的精力在字体上，就会少了精力关注内容和逻辑。其次，选择这两个字体因为大家的电脑上基本都有，方便后期调整。有些同事为了使用个性的字体，把文字转为图片或者图形，结果在修改时候就要重做一遍。所以切记一切从简。

统一字号的部分我在《零基础搞定 PPT 排版》中讲解过了，我们把每一级的标题和内容都规划好各自对应的字号。如果后期要调整字号，请记得把所有同级别的文字一并调整。

▍收集资料，整理思路

来一场头脑风暴

接下来我们要做的是整理我们整个演示的思路。我们可以用纸笔或者思维导图软件比如 Xmind 来完成。首先把我们的主题放到最中间，把想到的按照层级关系，依次展开我们所能想到的方方面面。我们还可以把我们所演示的对象作为一个游离的要素放在边上，展开一些观众所想听到的、喜好的要素进行展开，这在头脑风暴中会成为意想不到的线索。

如何制作思维导图在少数派上有很多文章都介绍过，《这样画思维导图最有用》系列内容深入的介绍了思维导图这个工具。

整理成大纲

将思维导图中的内容摘选出来，整理成演示的大纲。如果你已经有过制作演示的经验，也可以在心里打个底稿，不一定要全部写出来。如果你刚刚接触 PPT，你可以 Word 或者纸上，按照一级、二级、三级标题，把大纲整理出来。

对于刚接触 PPT 的职场新人，把控 20 页的 PPT 是比较有挑战的，更不用说是 40-60 页的大演示。我们可以把前面整理好的大纲，用大白话的方式再描述一遍，说成完整的句子。制作成一个一页一句话的 PPT。我们的演示，大多数时候是需要有人（可能是自己，也可能是同时）来讲的，也就是说整个演示要服务于口述的演讲。所以变成口述的时候，不仅可以检查整个大纲的逻辑，也可以根据口语的习惯，作出结构上的调整。

介绍完准备大纲的方法，接下来我们针对三类不同的演示，在大纲思路上做展开的介绍。并开始「模拟实战」。

三类方案的实战模拟

分享类

分享类的重点是做好信息的收集，并对收集到的内容加以分类，来方便观者快速的了解这些信息。所以在分享类的演示中，分享的内容是最重要的部分。

那么我们拟定一个需求，来制作一个分享类演示的内容页。

需求：对内准备一份的「地摊经济」分享

我们先转述需求，变为需要制作的内容：分享目前地摊经济的多种形态、已经落地的行业。在制作的时候我们可以一页展示一个内容，也可以一页展示多个内容。在这里示意一个「一页三个同类内容」的内容页。相信大家觉得这个示意的方法并不难做，我们只要对于同一类的内容，设置同样的样式，并且平均排列就可以快速做到这样的效果。按照这样的方法，我们还可以制作一页 4 个、5 个、6 个内容的排列方式。

报告类

报告类的大纲需要通过数据的推导，得出结论，并在多个类型的结论下，得出一个总结的结论，用于决策，推导出下一步需要做的事情。数据报告一般有两类来源，一类来自于公司内部的数据，另一部分是大家需要自己搜索的网络数据报告，我最常寻找数据的网站是 199it。

这样报告类的大纲结构中，我们最需要花精力去做的是数据呈现页的制作。数据呈现页的重点在于如何做好复杂数据的简单呈现，让观者快速了解数据现状，并符合最后得出的结论。同样我们也拟定一个需求。

需求：对内准备一份「地摊经济」报告

转述需求：讨论目前地摊经济的情况，以及可能存在的机会。

我们在一页上制作三个数据图，来得出一个结论。如果是一整个完整的方案，我们每一组数据都需要得出一个结论，并在小结的时候进行汇总。最后在结论部分推导出我们下一步的机会，或者需要做什么。

想到数据图表，第一反应一定是 Office 自带的图表功能，这个功能不可否认非常强大，也非常适合商业演示使用。但如果你的内容没有那么强调专业，希望可以突出重点数据的部分，不如尝试一下上面这种「矢量图形 + 重点数据」的方式来表达数据。

报告类演示还有一个讨巧的办法制作，就是先将结论整理出来，然后进行反推，拆散成多个小结论，再寻找数据依据。这样做起来会比正过来做更快，也更精准，但缺点是会容易忽视数据分析过程中的可能性。

提案类

在学习了上面的两类演示之后，我们来到了最多样的提案类演示。这里只能通过我平时接触的广告提案，来搭建一个基本的框架。其实提案类的演示中包含了分享和报告这两类演示，整个提案中最核心的一页是所有方式归总的策略页。

需求：向领导提案「PPT 代工地摊」项目

同样我们转述需求：向领导提出我们「打造 PPT 制作服务的地摊」的计划，并得以推进执行。我们在策略规划的这一关键页中，展现我们整个提案中涉及的两个方面：地摊店铺的基本规划，以及服务内容的规划。逻辑上服务需要基于店铺而存在，所以我们自下而上，先展开地摊的基本规划。分别是地摊的位置、外观以及开设时间。接下来是我们的地摊服务：服务谁、服务什么内容，如何实现营收。最后这些所有的要素需要得出我们的运营目标，即营收的 KPI，以达到我们最终盈利的目标。通过这样的推演，使得领导对于整个项目提升信心，并愿意支持我们去执行。

接下去的整个演示就是针对 7 个内容部分，从下到上，从左到右依次展开，推导验证这些内容的合理性。其中会交叉使用到我们前面提到的数据页、分享页。最终的总结页大家可能有些困惑，和这一页策略规划有什么区别呢？一般我习惯在总结页的地方，展现一下整个提案存在的优势，以及下一步我们需要做的事情。如：「PPT 代做地摊」具有机动性，区别于在线接单，面对面理清需求，实现都市白领「人停活不停」的梦想。下一步将实地考察合适的 CBD 周边，分析人流量。

当然以上这些都是我编出来的，根据大家不同行业，不同的需求，提案做法也非常多，并不是唯一的。大家还是需要在实践中多摸索。