让高效成为习惯，你也能轻松过好每一天

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内容来源：本文为江西人民出版社后浪出版公司出版书籍《高效忍者》读书笔记，笔记侠作为合作方，经授权发布。

本书作者[英]格雷厄姆·阿尔科特 | 高效培训师和社会企业家。

本文作者 | 樱桃庄园

封面设计 | 子墨   责编 | 嘉琪

第  4047  篇深度好文：4938 字 | 8 分钟阅读

精彩笔记•读书笔记·思维方式

本文优质度：★★★★★+    口感：柠檬草

笔记君说：

还在兢兢业业地学习管理时间吗？管理时间，不如深刻了解、合理分配、充分利用你一天的注意力，排除外界干扰，分出轻重缓急，做出最明智的工作决策吧。

以下，尽情享用~

每一天，很多人上班的时候，也许都只有一个想法：熬到下班，然后回家。

每一天他们都浑浑沌沌度日，要么磨洋工，要么混水摸鱼捱时间，直到下班这一神奇时刻到来。 他们其实过得并不快乐 ，但又很难改 变。

这是为什么？ 深究其中原因，除了极少数人是因为对本职工作不喜欢，或薪酬等问题造成的怠工，恐怕大部分人都是由于效率低下， 无法掌控工作而焦头烂额、压力重重，苦不堪言。

 

那么，有没有一种真正能够减轻压力、提高工作效率的方法，让职场人轻松掌控，从容应对？

 

还真有。它就是CORD高效模型。

CORD是高效模型四个阶段的的首写字母，也是英文绳索的意思，表示这个模型犹如绳索一般结实耐用，坚韧不易折，经得起摔打。

 

英国高效培训导师和社会企业家格雷厄姆·阿尔科特，就是用这套模型，培训了英国、美国、加拿大、澳大利亚和荷兰等国的无数职场人，彻底改变了他们的职场生涯。

 

阿尔科特创办了一家个人效率培训组织，并与英国政府内阁、英国电信等大机构大企业进行过合作，在职场效率培训方面独树一帜，影响很大。

 

阿尔科特将他的培训课程优化成一本著作：《高效忍者》。忍者，即“忍术修炼者”，最早源自中国的“隐术”，是古代日本一种受过特殊“忍术训练”而产生出来的特战杀手、间谍，忍者遵循一套自己引以为荣的专门规范。

 

作者认为他的高效工作模型，正是融入了忍者般冷静果断、善用工具、身心禅定、机敏灵活、有备无患等特质。书中，他着重阐述他的鲜明观点，并详细解说他的绳索般结实的高效模型。

 

他认为当今职场普遍存在如下问题：

在联系频繁、信息超载的当代，时间管理已经是个过时的概念；

现在的工作比以往任何时候都要复杂，内容更随意，注意力随时被打扰；

团队内外沟通频率极速增加，人们需要随时接收、回复信息；

事情总是做不完，总有些业务要再推进一下，总有些资料没完成；

现代工作方式已经很少能让人们感受到工作完结的喜悦和满足，工作是连绵不绝的，闲暇时光变得分外稀少。

所以，他致力于打造一套提高效率、缓解压力的工作模式。如同忍者有“四项基本戒律”，绳索模型也有四个阶段。它们是四个有机组合，从头到尾一气呵成。掌握了每一步，你的工作就像是一条折不断的结实绳索。

 

每一个阶段作者都通过原理引出方法，并提供了恰当的工具和技巧，你很容易就理解并运用到自己的工作中。

一、构成绳索模型的四个阶段：

 

1.收集 （Collect）

不管信息何时出现，先把它们收集起来。如果突然有好的想法，也记下来。

 

2.整理 (Organize)

把全部信息看一遍，理解信息内容。弄清楚什么可以做、什么重要、什么时候做，并把信息整理成“待办事项清单”，最终形成更为高级、灵活的“信息处理系统”。

 

3.回顾 (Review)

浏览一遍待办事项清单或整个信息处理系统，包括所有任务和承诺，选出需要着手处理的事情，确定开始处理的时间。

 

4.执行(Do)

完成任务，相当于在糕点上摆樱桃 （最后一道工序 ）。

 

很明显，四个阶段的工作流程，就是从信息输入到任务完成的整个过程。四个阶段的整体作用大于单个作用之和。

如果你收集得好，整理起来就更容易；而整理得好，回顾起来就更容易；这三个步骤做好了，执行起来就毫不费力。而且，执行容易反过来也会让收集、整理和回顾更简单更得心应手。

 

每一个阶段，都贯穿着从陌生到熟悉，从慢到快的习惯形成过程，所以在每一个阶段，都要致力于培养自己的高效习惯。

实际上，就是在逐步推进的工作中，明白自己存在哪些高效行为，然后进一步加强这些行为习惯，直到你很少再去考虑效率问题。因为一旦你养成了强大的高效习惯，奇迹就会发生，轻轻松松就能达到高效。

二、收集阶段——收集的艺术

 

1.悉数收拢

 

为什么第一步是收集信息？

首先，善于把模糊的想法变成具体的思考是非常宝贵的能力。其次，只有把散乱的想法收集起来，才能保证思维的敏锐和专注。

 

所以，要把所有信息收入嚢中，为己所用。捕捉头脑中冒出的想法、与同事确定的行动、会议记录、邮件等各种电子信息，还有丢在办公桌上、放在包里面的每一张纸条、便签都集中到一起。每个角落都可能藏有信息和承诺。

 

2.管理唠叨

 

有一种让人压抑、恐慌和焦虑的小想法，作者称之为“唠叨”，它是潜意识的产物，总是在冷不防就冒出来。

 

比如，你正在逛超市，忽然就想到： “预算还没做完，我心神不宁。 ” 

如果你急需缓解唠叨带来的痛苦，可以立刻用手机记下，或写到纸上，不管喜不喜欢，写下来，保留或几分钟后撕掉，就等于将唠叨外化，从大脑中拿出来。

这个简单的方法能帮助你了解自己的所思所想、担忧和直觉，也是做出改变的第一步。

 

3.工具和收集点、收集规则

 

能够做收集的工具很多，传统的有纸和笔，电子的当然首选手机及同步软件，像印象笔记、石墨文档等。

 

收集点则有桌面收件篮、A4塑料文件袋、手袋、手机和电脑，最终的收集点一般不要超过10个。

 

收集信息时，谨记三条规则：

规则一，每张纸只写一个想法。

规则二，写完后放入收件篮，不要再回去看那些纸，甚至不要去碰。

规则三，不要给捕捉到的内容排列优先顺序，不要整理或进行任何形式的“管理”，这一阶段，只做捕捉和收集。

 

“收集的艺术”，实际上就是清空大脑。不要试图过滤自己的想法，就连最疯狂、最离谱的创意都要捕捉出来，只要有想法，就要抓住它，让收集这个阶段在没有任何干扰的情况下进行。

三、整理阶段——使信息条理化

 

1.三个层次的清单和一个创意园

 

信息收集后，就开始整理，目标是确保自己有所准备，明确自己的承诺并有信心去完成。按照任务的不同水平设置三个层次的整理清单：

 

① 项目清单——可以追踪所有进行中的项目

首先 ，这个清单是行动的来源，提出目前需要你着手的一个或多个行动。

 

其次 ，给项目下定义或命名有助于预想最终要实现的结果，即用名称体现成功的标准，比如“会议”可以命名为“有100名代表参加的会议”。

 

再次 ，项目可以按首字母排序，并加上数字，比如阿尔科特在写《高效忍者》这本书时，他的出书流程清单为：

 

B1——写作；B2——编辑；B3——校对；B4——平面设计；B5——网络直播；B6——营销和公关；B7——发布。

② 主要行动清单——内容最多、最重要、变动最大、最常用

首先 ，要以行动为导向，清单上的语言都应该是鼓励你完成某一行动，而不是敦促你思考。  

其 次 ，行动要“具体化”，比如，要把“关于这个项目，得追一追托马斯”，变为“给托马斯打电话”。  

再次 ，这个清单是动态的，不断增加和减少，让你反思不断变化的优先事项和责任。

 

③ 日常待办清单——每天需要关注的内容

如果说主要行动清单是一个装满衣服的衣橱，日常待办清单就是你今天要穿的衣服。

 

通常将它记在一张便利贴上，标注“优先”或“今日待办”，以此开启新的一天，不仅能提高专注力，还能帮助你拒绝各种各样、随时出现的分心事。

比如创意园，这是作者独创的想法收集库，不想放过偶尔冒出的想法和建议，内容五花八门，比如想尝试的软件、关于业务拓展和营销的想法、博客和文章的写作思路等，为此，他还命名了一个清单：看/读/听。

 

2.向自己提问题，果断回答

 

整理的时候，要随时向自己提问，并毫不含糊地回答，以保证注意力高度集中。还要不断思考，养成直接做决策的习惯，尽可能快速和省力。

 

“我想要实现什么样的结果？”

“怎么衡量成功与否？”

 

3.工具和规则

工具一般用办公软件，如Word，Excel，也可以用纸或索引卡等。

 

规则一，不要在艰难的决定面前退缩，必须果断决策。 如果在这里拖延，就会出现更多后续的唠叨和压力。

规则二，不要挑肥拣瘦，一个接一个地处理。

规则三，“两分钟原则”，任何能在两分钟之内完成任务或推进的事情，都应该立即处理，不必添加到清单里。

 

在这阶段，你会获得一种完成感、条理感和控制感。知道自己具体有哪些事情需要处理，你就能感觉到一股强大的能量在支撑着自己，为你带来一段又一段高产时期，更为你带来掌控一切的动力。

四、回顾阶段

用日常检查和每周检查做自我审视

 

1.日检查表

 

每天至少用5分钟，进行专注的思考，看一遍主要行动清单，选出当天能做的事情。目的是为了控制注意力，专注地投入于效率最大化、自我审视和机敏灵活的行动中去，跳出混乱，才能豁然开朗。

 

日检查有点像测试水温，重点关注以下5个方面：时间、 注意力 、 优先事项 、 策略 和 注意事项 ，只思考短短5分钟，你就能确定一切。

 

2.周检查表

 

每周留出一两个小时，用于反思、决策、重新排列优先顺序、预想、更新项目和行动、为下一阶段的战斗做好准备。

 

周检查相当于思想上的深海潜水，是提高效率的一个重要因素。它能给予你一种平衡、淡定的状态 ，不管周围世界变得多混乱、多喧嚣，你都清楚自己还有单独跟进和恢复控制的时间。

 

所以要定期去做，让自己每周都有固定的“检查时间”。时间一长，它就会从一件需要你考虑的事变成一项惯例，一个传统。

 

3.工具与规则

工具：电子化或笔记本、卡片等。

 

规则一，最好利用早晨无人干扰时间做检查、反思。

规则二，每周打印一次周检查表，便于翻阅。 依次浏览一遍全部项目，明确行动内容。

规则三，把每日每周检查变成一种习惯，定期去做。

五、执行阶段——选择任务，完成任务

 

1.得心应手

 

这个阶段无疑是最重要的。如果没有做事情的阶段，其他阶段都是没有用也没有价值的。

要注意策略与工作 动办 相结合，从而做到不拖延、保持事项进展，保持乐观，最终实现效率最大化。

 

前面三个阶段做好了，到此就像把樱桃摆到糕点上一样，水到渠成。

 

2.具体执行技巧

① 单线工作

“一次处理一项任务”，做一件事就做到自然结束，中间没有任何中断，然后才开始做另一件。它让你感觉到自己在工作中更专注、更投入、更淡定。

 

② 能量小时

拿出注意力最旺盛的一小时处理最重要的工作。 也可以设定一个一年内每天坚持做一小时的目标，比如每天睡前看一小时书，每天打一小时销售电话等，它让你找到要坚持的东西，不断壮大自己。

 

③ 批量处理

把相似的任务集中起来一次性处理，可以减少准备时间耗费的精力。 进入工作状态需要一定的时间，如果你已经进入了状态，最好是继续做下去。它让你有一种顺流而下的感觉，工作动力会越来越强。

 

④ 黑客技巧

就是颠覆传统、走捷径的做事方法。它们是一些乐于助人的技术控传上网络的指导视频，可以帮助你不按系统套路出牌，做起事来不拘一格，轻松高效。

 

这些具体的技巧让你行动起来更高效，更出色。当然，你还需要定期审视自己哪些方面做得好，哪些方面进展得不够好，找出需要提高的地方。这是CORD高效模型发挥作用的关键，它能帮助我们审视自己的工作流程：

 

每件事情的收集都非常有效率吗？

你在整理数据和行动提醒吗？

你对清单上的事项有很好的整体把握吗？

该做事的时候立即进入状态了吗？

 

由此可见， 工作不只是需要做，还需要思考 。每一天你的工作都像在旋转四个不同的盒子，假如四个组成部分中有任何一个没有得到足够的关注，就会马上感觉到压力。

六、你的绳索有多结实？

 

把CORD高效模型想象成一条绳索，你能拉到多长？会在哪儿断开？你还可以用四个阶段中相对薄弱的环节，来衡量自己整条高效绳索的结实程度。

 

总之，《高效忍者》告诉我们，高效并不只是做事快速这么简单。

高效 是讲究工作思路和技巧的，高效是身心淡定、有条不紊，让事情尽在你的掌控中，带给你专注和效率，也带给你放松和信心，使你觉得，正在做的事情就是此时此刻最应该做的事情。

 

忍者 都能够集中精力、处变不惊，因为他们经过了长时间严酷的训练。高效率的职场人，也是要从长期磨练中成长起来。

 

任何富有技术含量的东西，都可以通过不断练习来获得提升，要想把工作做得更漂亮、更高效，你需要勤奋练习，重复练习，不断精进，使高效模型这条绳索越来越结实。

提高效率，减轻压力，就点它

*文章为作者独立观点，不代表笔记侠立场。

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