它可能是最全面好用的在线文件协作工具，你值得一用

在这个信息爆炸的时代，处处充斥着各类信息。作为运营自媒体的一员，在海量信息中收集信息，转化为素材，并对文件进行有效的管理，才是对我们的一个挑战。

▍背景

我们团队有 8 个人，是一帮大学时的好友，现在都有各自的工作。几个月前，我们想做一个副业，写公众号，登上自媒体的时代班车。

关于这份「工作」，我们一开始的分工如下：

收集

每天，我们的设备都会推送大量订阅的信息，我们各自会从新闻、软文、科普，或者想法中挑选出一些有价值的信息，并放在下一步的「分享」任务中。此外，还有很多平时的灵感和想法，都会主动收集起来，作为「信息的初步筛选」。

分享

在我们各自都或多或少地收集了「可以写」的信息之后，会将这些信息发布，我们使用钉钉群、微信群来作交流，大家一起讨论、分析各种选题，使之进一步地得到落实。

写作

当确立了选题之后，我们通常 1-2 人一起完成一篇文章，而其中更多的时间只是各自写各自的选题，写好了再发到群里，大家讨论。因为有 8 个人，负责写稿的有 4-5 人，平均分配给每个选题的时间周期长，各小组对应的交稿时间也相对宽松。

协作流程的改进

可是，反观这样的工作模式，我们都发现这样的工作效率并不高。作为一个写公众号的团队，我们发现实际的协作仅在于信息的分享，以及讨论可行性。而且我们经常遇到一个项目多人参与的情况，每个人负责一部分工作，资料都在各自电脑本地，项目信息可以通过开会同步，但当前项目资料实时变化无法同步。

为了规避这样的情况，造成时间的浪费，最重要的部分——写作，往往都独立完成。这样的文章却少了团队的思考和配合，带来的结果是文章中总是存在一些缺陷，例如客观性、文法逻辑、排版等……如果离预期稿件还有一段距离的，我们还会反复在群里收发这一篇稿件，反复修改，耗费了很多时间和精力。

对于存在的这些问题，我也曾和我的团队一同讨论：

Q：对于收集信息的阶段，还存在什么问题？

A: 我发现提交的时候会出现重复相似的素材，这样实际上浪费了一半的时间。

A2: 对于历史分享过的消息，要不停地上翻查找聊天记录，很累。

Q：对于素材的管理，我认为有些混乱，你们觉得呢？

A：的确，对于远程团队协作，目前在微信群里讨论选题时，时而会发生信息错位、理解错误，都是由于缺少可视化操作的低效信息传递问题。此外，我们没有办法直观地在素材中进行标注和交流。

Q：为何无法实现多人都参与到一个选题的创作？

A：如果更多的人参与到一个项目，理论上会得出更好的结果；但没有办法实时同步，在文件流转过程中信息无法得到有效的传递。

需要解决的问题

归纳以上我们团队的 Q&A，产生的问题主要在于：

1. 查找文件速度低下

2. 频繁地收发文件

3. 编辑时缺少交流

4. 项目内外对接低效

这些问题，一直让我们的工作效率不高，文章产出的质量也没有预期中的好，而且都觉得工作流程有些复杂，长期几个项目下来，令人头疼。

为了我们的协作项目变得简单和高效，我们团队也开始寻找解决问题的途径……

首先，回到最根本的地方，一切问题都是关于文件的，不论是文稿、表格、脑图还是图片，我们团队都是围绕这些东西工作的，在之前的项目协作中，它们似乎从互联网上收集后就成为了在微信聊天记录中的信息流，渐行渐远……没有一个固定的位置来存放。如果这些最根本的文件问题无法得到有效解决，那么工作效率更是无从谈起。

▍那么，这些文件该如何储存呢？

放弃了通过传统聊天工具进行协作的方式后，云端协作办公平台成为更好的方式——那也就是企业网盘。在对企业网盘进行了解之后，我们找到了亿方云、坚果云、金山企业网盘、搜狐企业网盘等等网盘服务提供商。

首先是价格

众所周知，企业网盘服务肯定都要收费，对于一个我们这样的小规模自媒体团队，许多企业网盘动辄 500-600 的年费，有的甚至一两千，在还没有可观收入的前提下，我们更看重的是免费的服务。

亿方云体验版，没有年费，人数上限 5 人，而且拥有 20G 的储存空间，对小团队来说，绰绰有余。对比之下，搜狐企业网盘付费版才提供 10G，坚果云也要付费，虽然其提供的储存空间要多一些，有 50G，但是在亿方云高性价比的优势下，我们还是选择了亿方云。

文件管理优势

在最终决定之前，我们也对亿方云进行了一番考察和对比。到底靠谱吗？能否为我们团队产生的问题提供解决方案呢？

上传

对比坚果云，亿方云能够支持不限文件大小，而且能够秒传大文件，这些是坚果云付费版也不具有的。同时支持断点续传，上传文件很省心。操作行云流水，不浪费我的时间。

搜索

除了支持通过文件/文件夹的基础搜索功能，还可以自定规则来高级搜索，这也是坚果云和搜狐企业网盘所不具备的。

预览

比较下来，各网盘都支持 Office、PDF、图片等常见文件的预览，但唯独亿方云独树一帜，支持高级预览，能够预览更多类型的文件，这对于应用类型更复杂的工作场景来说更加便捷。

编辑

都支持文件/文件夹的新建、复制、移动、删除、重命名、预览、打开等操作，以及还原删除的文件。但亿方云的一个功能正好戳中了我们的痛点，文件评论功能，成员可以就该文件进行讨论，让问题能够很快地得到解决。

开始使用

在文件管理提供商的筛选中，亿方云的高性价比是我们的首选，功能很多，界面也很简洁，就像打开了自己电脑的另外一个文件夹，不需要太多的学习成本，即可上手使用。以下为亿方云的一些特色功能，提高了协同工作的效率。

方便的评论功能

简单的几个步骤，即可将文件发给同事，分享时还可以添加留言。对方会接收到相应文件的提醒。

方便的「消息」栏

亿方云的消息基于文件的，每次讨论都只与当前的文件有关，保障了讨论质量。

文件预览

亿方云支持多种文件的预览，有时候懒得下载到本地，可以直接在客户端中打开在线查看。除了常规的文档格式支持，PSD、SVG、EPS 等图片格式也不在话下。

▍使用亿方云带来的改变

在亿方云的加持下，我们团队的工作效率得到了明显提升，而工作流程也变得简单了许多。不需要再频繁打开、切换聊天软件、写作软件，很多操作直接在亿方云的客户端就可以完成。

我们此前产生的棘手问题在亿方云中得到了解决。亿方云有一个很赞的文件评论功能，可以对所需素材直接进行讨论。同时，查找素材也十分方便，直接通过简单的输入，回车，即可实现。另外，终于可以实现多人参与一个项目的写作，文件实时更新，保持信息同步。避免了文件传输的繁琐过程，大幅提升团队工作效率。

现在我们的工作流程也有了不少改进，从原来的「收集 - 分享 - 写作」也在网盘中变成「收集 - 写作」。因为收集到网盘的同时就可以针对该文件进行讨论分析，不需要再单独作为一个程序去走，让我们的工作变得简单高效。对我而言，甚是欢喜。

另外，亿方云的移动客户端（iOS、Android）界面简洁，功能强大。出门在外没有携带电脑时，也能实时处理消息，轻松查看文件，常用的功能都触手可及。总而言之，当我用上了亿方云，我们团队的工作几乎将所有部分都交给了它，现在都已经离不开亿方云了。此外，关于数据安全问题，亿方云在这方面也做的很出色，很让我放心。

▍更多功能

在使用过程中，亿方云中存在令我们耳目一新同时也带来极大便利的一些功能，让我觉得「咦？网盘原来也能这么玩？」

文件历史版本

随着文件的不断修改和更新，亿方云会自动保存文件的历史版本和历史修改记录，可随时追溯查看，免费版支持10个历史版本保留，最多支持 100 个历史版本保留。历史版本可实现设为「最新版本」「下载」和「删除」等操作。

发起文件收集 

在亿方云上发起文件收集邀请，被邀请人接收到信息后，可以自行将文件上传到指定的文件夹中，无需传统的邮件或微信收发，大大减少文件收集时间。

文件审阅

和以往检查文件就是打开细读一遍不同，当文件需要多人确认时，可发起审阅，支持多个文件同时发起审阅 。审阅可导出 Word 格式的记录文件，包含审阅详情（标题、发起人、发起时间、审阅人）、审阅文件和审阅回复。

团队内 / 外分离

这样的功能能让项目内外的人交接，同时也不影响项目内的工作。可按项目需求与外部协作者建立共享空间，也支持对不同成员进行权限设置，保证文件安全前提下实现各种协作需求。例如，写作组与视觉组分工协作，互不干扰，而又可以分享一些共同主题的文件，来实现步调一致。

本地 / 云端同步

另外，非常值得一提的一点，在于本地文件实时与云端文件同步，意味着我不再需要把文件从本地复制，再粘贴到亿方云中。省去了文件传输的过程，使媒介「网盘」的概念淡化，只有本地和云端的差别。

这一功能在开始使用网盘时就会提示用户设置，之后「我的企业文件中」的用户根目录中的所有内容都可以与用户的设备同步，简单方便，推荐使用。

如果错过了这个设置，不用担心，只要选中了文件/文件夹，右键后选择「同步到本地」；另外，客户端内的右上角总会有一个「同步」开关，打开即可享受高效的文件管理方式。

▍写在最后

关于亿方云，对我带来了极大的便利，单是免费版就能提供强大的功能，满足各种协作需求。在亿方云的支持下，我们团队公众号此前产生的种种问题都得到了很好的解决，出稿效率得到了很大的提升，文章质量也得到了优化。这让我们可以一心投入到创作当中，而不被文件管理问题所烦恼。

我们团队也将会继续支持亿方云，并且在日后会考虑升级套餐方案，能带来更多的实用功能，让原创的好文赢在起跑线上。

另外，亿方云方面会赠送所有通过下方二维码和阅读原文链接注册的用户一个月基础版套餐的免费试用权益，赶快注册起来吧。

最后，别忘了创建「云端/本地」同步文件夹，「一秒将本地和云端链接」，让你的协作工作实时快速地与你的团队跟进，事半功倍。简单高效，我选择亿方云。